Prowadzenie ewidencji do celów VAT, pociąga za sobą inne obowiązki, między innymi przekazywanie danych do organów skarbowych, w formie plików JPK_VAT. Co prawda ministerstwo udostępniło darmowe narzędzie do jego przygotowania, ale jedynie na komputery z systemem Windows. Jak to zrobić na macOS? Firma Complay przygotowała dla użytkowników komputerów Apple program do wystawiania faktur, ewidencji kosztów i generowania JPK_VAT.
Co to jest JPK_VAT?
Jednolity Plik Kontrolny wprowadziła ustawa z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa. Jest to nowa metoda kontroli krzyżowych, wykorzystywana przez organy skarbowe. Informacje zawarte w JPK są formalnie ustandaryzowane pod względem składni, znaczenia i treści, co umożliwia sprawniejszą analizę dużej ilości danych, przy wykorzystaniu najnowszych technologi.
Jedną ze struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego jest JPK_VAT, czyli zestaw informacji o sprzedaży i zakupach, który wynika z ewidencji VAT za dany okres. W związku z tym dane wykazane w JPK_VAT muszę się zgadzać z deklaracją VAT-7 lub VAT-7K. Jeżeli są jakieś nieścisłości, wówczas któryś raport zawiera błędy. Należy wówczas przeanalizować obydwa zestawienia i porównać wartości liczbowe.
Kogo dotyczy JPK_VAT?
JPK_VAT wysyła się co miesiąc, do 25 dnia, za miesiąc poprzedni. Przy czym nie ma znaczenia, że podatnik rozlicza się metodą kwartalną. Kto jest zobligowany do jego przesyłania? Jak wcześniej wspomniano, obowiązek ten dotyczy czynnych podatników VAT, ale są co do tego pewne wyjątki. JPK_VAT nie składa przedsiębiorca zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony. Chodzi o działalność polegającą na wykonywaniu wyłącznie czynności zwolnionych od podatku od towarów i usług wskazanych w ustawie - tzw zwolnienie przedmiotowe, albo zwolnienie podmiotowe, gdzie podatnik może prowadzić handel nieopodatkowany, do momentu przekroczenia przepisowo określonej wartości sprzedaży. Inny przypadek dotyczy przedsiębiorcy, który ma zawieszoną działalność gospodarczą i w tym czasie nie wprowadza nowych pozycji do ewidencji. Wówczas nie przesyła również JPK_VAT za okres zawieszenia.
FakturaLight - JPK_VAT na macOS.
JPK_VAT zawiera dane, które zbiera się przez cały miesiąc w bazie danych programów finansowych albo księgowych. Jeżeli używane w przedsiębiorstwie oprogramowanie zostało zmodernizowane zgodnie ze specyfikacją techniczną, opracowaną przez Departament Informatyzacji MF, to taki plik można automatycznie wygenerować na koniec miesiąca. Nie trzeba w tym celu uzupełniać dodatkowych formularzy. Dobrą wiadomością dla użytkowników sprzętu Apple jest, przygotowany na JPK, program do fakturowania FakturaLight. Podstawową jego funkcją jest wystawianie faktur, ale producent zadbał o swoich użytkowników i dołożył moduł ewidencji kosztów. Wprowadzane do systemu faktury zakupowe są dopełnieniem ewidencji VAT i podstawą do wygenerowania kompletnego pliku JPK_VAT.
FakturaLight została zaprojektowana i wykonana przez firmę Complay. Jest to program do obsługi sprzedaży na systemie operacyjnym macOS i Windows. Jedna licencja jest przypisana do firmy i pozwala zainstalować aplikację na nieograniczonej liczbie stanowisk przy wykorzystaniu zewnętrznych serwerów. Ale dane mogą być także przechowywane na wewnętrznych nośnikach firmowych.
Mocną stroną oprogramowania jest szybkość działania, nawet podczas pracy na pokaźnym zbiorze danych. Producentowi udało się to uzyskać, między innymi poprzez zaczytywanie informacji z bazy do pamięci komputera, zaraz po uruchomieniu programu, co obniżyło do minimum potrzebę sięgania na dysk. W rezultacie reaguje on błyskawicznie na każdą komendę, czego nie da się nie zauważyć. Równie rażnym atrybutem mającym olbrzymie znaczenie dla użytkownika jest ergonomiczność interfejsu. Podstawowe menu zostało umieszczone w oknie głównym, natomiast zaawansowane opcje osadzone w ustawieniach. Takie rozwiązanie gwarantuje wygodną i przyjazną interakcję, ale przede wszystkim pozwala "zmusić" komputer do podjęcia danej akcji, bez wykonywania skomplikowanych operacji.
JPK dla magazynu
A co z JPK_MAG? O to również zadbał producent programu FakturaLight. W wersji FL Magazyn uwzględniona została gospodarka magazynowa i opcja generowania pliku JPK_MAG. Co w ogóle zawiera JPK_MAG? Raport obejmuje dokumenty obrotu towarowego, wskazane w rozporządzeniu, tj przyjęcia zewnętrzne, wydania zewnętrzne, rozchód wewnętrzny potwierdzający zużycie towarów i materiałów na potrzeby oraz przesunięcia towarów i materiałów między magazynami.Co ważne, przedsiębiorca nie musi fizycznie posiadać budynku ani pomieszczenia magazynowego. Wystarczy, że rejestruje obrót towarowo-surowcowy i prowadzi ewidencję aktywów obrotowych, wówczas może zostać zobowiązany do przekazania plików JPK. Pojedynczy raport dotyczy jednego magazynu. W związku z tym przedsiębiorca generuje tyle osobnych plików JPK_MAG, ile posiada faktycznych magazynów.Pliki magazynowe nie podlegają cyklicznej wysyłce. Ale, aby nie zostać zaskoczonym żądaniem organu podatkowego, warto się wcześniej przygotować i pracować z programem, który na to pozawala.
Z programem FakturaLigth przygotowanie raportów JPK na systemie macOS zajmuje kilka chwil. Są one w pełni zgodne ze specyfikacją i gotowe do wysyłki. Najważniejsze jest jednak to, że wykorzystując do pracy urządzenia Apple, można jednocześnie prowadzić na nich dokumentację sprzedażową.