Z doświadczenia wiemy, że odpowiednia strategia działania może skutecznie zminimalizować konsekwencje walki z zatorami płatniczymi. Oto kilka istotnych faktów, o których powinieneś wiedzieć!
Windykacja polubowna: konsekwentnie trzymaj się planu
Prowadzenie negocjacji z nieuczciwym kontrahentem wymaga od przedsiębiorcy dużego zaangażowania. W praktyce pociąga za sobą koszty nie tylko natury ekonomicznej… Każdy przedsiębiorca, który przynajmniej raz zetknął się z klientem unikającym spłaty zadłużenia, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że przyjęta strategia odzyskiwania należności może odbić się na wizerunku firmy i skutecznie zaszkodzić jej reputacji. Brak konsekwencji działania może z kolei stać się pretekstem do nasilania zjawiska nieterminowej spłaty zobowiązań.
Niewątpliwą zaletą windykacji polubownej jest mnogość środków i narzędzi, jakie mogą być wykorzystane w trakcie negocjacji z dłużnikiem. By były one skuteczne, powinny być one dokładnie zaplanowane i skrupulatnie realizowane.
Jak egzekwować należności od klientów?
Działania o charakterze windykacyjnym mogą przybierać różnorodne formy. Zanim sprawa skierowana zostanie na drogę postępowania sądowego, wierzyciel powinien podjąć wszelkie próby rozwiązania sporu w sposób polubowny. W ramach tych działań przedsiębiorca może m.in.:
- wystosować telefoniczne, SMS-owe, mailowe ponaglenia do spłaty należności,
- podjąć bezpośrednie negocjacje z dłużnikiem oraz przedstawić oczekiwania oraz warunki spłaty zadłużenia,
- wysłać pisma monitujące,
- wystosować ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty,
- zlecić przeprowadzenie windykacji terenowej.
Warto pamiętać o tym, że na każdym z tych etapów należy wyraźnie określić sankcje wiążące się z brakiem oczekiwanej spłaty zadłużenia.
Wciel w życie strategię prewindykacyjną
Wbrew pozorom walka z nieuregulowanymi w terminie należnościami nie zawsze sprowadza się do nieuczciwości partnera biznesowego. Prowadząc własną firmę należy zdawać sobie sprawę z tego, że budowanie wśród pracowników świadomości dotyczącej skutków występowania zatorów płatniczych, powinno być nie tylko dobrą praktyką, ale obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. W niemałej części przypadków nie czynią oni jednak wszystkiego, by podobnym sytuacjom zapobiegać.
Oto nasze rady
Zanim zdecydujesz się na wystawienie faktury z odroczonym terminem płatności – zastanów się. Ten niezwykle atrakcyjny sposób na zwiększenie sprzedaży istotnie zwiększa ryzyko pojawienia się problemów ze spłatą należności. Przed zawarciem transakcji warto być na to przygotowanym.
O czym jeszcze warto pamiętać?
- Przed zawarciem kolejnej umowy prześledź historię finansową dotyczącą współpracy ze swoim kontrahentem,
- sprawdź klienta za pośrednictwem ogólnokrajowych baz, rejestrów i wywiadowni gospodarczych,
- zaproponuj najkrótszy z możliwych terminów płatności,
- poproś klienta o przesłanie dokumentów rejestrowych firmy (NIP, REGON, KRS),
- skompletuj wszystkie istotne informacje na temat klienta w jednym miejscu (odpowiednie informacje są kluczowym elementem prowadzenia skutecznej windykacji),
- rozważ zabezpieczenie współpracy za pomocą pisemnej umowy w postaci dwustronnych warunków handlowych,
- zsynchronizuj system monitorowania płatności z systemem rozliczeń.
Klient nie płaci? Reaguj natychmiast!
Pamiętaj o tym, że najprostszym sposobem ułatwiającym dojście do porozumienia z dłużnikiem jest szybka reakcja. Z tego względu pierwszy kontakt z klientem powinien nastąpić już na drugi-trzeci dzień po upłynięciu terminu płatności, który jest uwzględniony na fakturze. Niestety bardzo wiele firm zapomina o tym, że im szybciej zareagujemy, tym większe będzie prawdopodobieństwo odzyskania całej należnej kwoty.