wtorek, 23 luty 2016 14:55

Podróże biznesowe dla wymagających - o czym pamiętać, organizując podróż służbową?

Organizacja podróży biznesowej wcale nie należy do zadań łatwych. W trakcie załatwiania wszystkich formalności oraz szczegółów, należy pamiętać o wielu istotnych aspektach. Wszystko po to, by wyjazd nie okazał się kompletną porażką. Na co szczególnie zwrócić uwagę podczas organizacji wyjazdu służbowego?

W dzisiejszych czasach istnieje możliwość zlecenia organizacji podróży służbowej zewnętrznym firmom (np. Bissole Business Travel). Przedsiębiorstwa coraz częściej korzystają z ich usług, jednak zdarzają się takie, które nadal wolą samodzielnie decydować o ostatecznym kształcie takiego wyjazdu. Osoby bezpośrednio odpowiedzialne za dopięcie na ostatni guzik wszelkich szczegółów mają na swoich barkach sporo obowiązków. O czym nie wolno zapomnieć i na co zwrócić szczególną uwagę podczas organizacji podróży biznesowej?

1. Zakwaterowanie
Podstawowym elementem, o którym należy pamiętać przy organizacji podróży służbowej, jest oczywiście zakwaterowanie dla pracowników firmy. Hotel powinien spełniać wszystkie nowoczesne standardy, a także znajdować się w pobliżu miejsca, gdzie odbywać się będą spotkania biznesowe, konferencje i tym podobne. Najlepszym rozwiązaniem byłoby oczywiście posiadanie przez hotel tego typu miejsc, w których bez problemu można zorganizować profesjonalny meeting. Nie zapomnijmy także o kwestii wyżywienia dla naszych pracowników. Warto również zwrócić uwagę na takie elementy, jak dostępność bezprzewodowego Internetu na terenie hotelu, miejsca parkingowych (jeśli te będą potrzebne) oraz połączenie z innymi ważnymi częściami miasta (np. z lotniskiem lub dworcem kolejowym).

2. Transport
Kolejnym podstawowym elementem przy organizacji podróży służbowej jest oczywiście transport. Tutaj wybieramy taki środek transportu, który przewiezie nas do miejsca docelowego w jak najkrótszym czasie i w jak najwygodniejszych warunkach. Organizując profesjonalny wyjazd biznesowy nie warto oszczędzać na klasie podróży.

3. Miejsce docelowe
Oczywiście nie zawsze organizując podróż biznesową mamy wpływ na to, w jakim mieście się ona odbędzie. Jeśli już jednak możemy o tym decydować, wybierzmy miejsce, w którym bez problemu załatwimy hotel, do którego podróż nie zrujnuje budżetu wyjazdu, a także które swym prestiżem zaciekawi samych uczestników delegacji.

4. Materiały promocyjne
Organizując podróż biznesową zadbaj o wizerunek swojej firmy. Udowodnij wszystkim wkoło, że prowadzone przez Ciebie przedsiębiorstwo jest profesjonalne i potrafi się odpowiednio zareklamować. Pamiętaj również o innych kwestiach wpływających na Twoją reputacje – pomyśl o przerwach dla uczestników delegacji w trakcie spotkań, o lunchu i dostępu do wody i soków. Wszystko to buduje opinię o firmie oraz jej organizacji.

5. Pamiętaj o szczegółach!
Sporo niedociągnięć wyjazdu biznesowego stanowią różnorodne drobiazgi. Zanim wsiądziecie do pociągu, samolotu lub autokaru, pomyśl, czy o wszystkim pomyślałeś/pomyślałaś? Warto dowiedzieć się, jak wygląda wyposażenie techniczne sali, w której odbędą się spotkania biznesowe. Dobrze jest także pomyśleć o ewentualnej pomocy – jeśli nie chcemy zlecać organizacji podróży służbowej zewnętrznej firmie, przydzielmy część obowiązków np. swojemu zastępcy. Warto również pomyśleć np. o wynajęciu hostess.

Wyświetlony 3113 razy
© 2013-2019 by SN2.EU