Forma oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę
Rozwiązanie umowy o pracę przez oświadczenie jednej ze stron powinno nastąpić w formie pisemnej. Tak wynika z art. 30 § 3 Kodeksu pracy. Przepis ten nie wyklucza jednak zastosowania formy elektronicznej, o ile spełnione zostaną określone wymogi. Kluczowe znaczenie ma tu art. 78(1) Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym forma elektroniczna jest równoważna z pisemną, pod warunkiem opatrzenia dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Oznacza to, że wypowiedzenie złożone drogą elektroniczną, np. poprzez e-mail, może być ważne, jeżeli zostało podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykły skan podpisanego wypowiedzenia, wysłany jako załącznik do wiadomości e-mailowej, nie spełnia tego warunku. Taki dokument może więc zostać uznany za nieskuteczny w zakresie zachowania formy wymaganej przepisami prawa.
Chcesz być na bieżąco z nowymi przepisami prawa pracy? Zapisz się szkolenia z prawa pracy w Kadry Verte.
Orzecznictwo potwierdza stanowisko
W wyroku z dnia 24 sierpnia 2009 r. (sygn. akt I PK 58/09), Sąd Najwyższy jednoznacznie wskazał, że skuteczne wypowiedzenie umowy o pracę może zostać złożone w postaci elektronicznej, o ile opatrzono je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podkreślono, że oświadczenie może być przygotowane w dowolnej formie edytorskiej, jednak warunkiem jego ważności jest posiadanie podpisu spełniającego wymogi ustawy o podpisie elektronicznym.
Naruszenie przepisów a skuteczność wypowiedzenia
W praktyce może dojść do sytuacji, w której pracodawca przesyła wypowiedzenie e-mailem bez kwalifikowanego podpisu. Wypowiedzenie złożone bez zachowania formy pisemnej (np. e-mailem bez podpisu kwalifikowanego) wywołuje skutki prawne w postaci rozwiązania stosunku pracy, ale jest wadliwe formalnie. Pracownik może je zakwestionować przed sądem pracy, domagając się przywrócenia do pracy lub odszkodowania. Dodatkowo pracodawca może ponieść odpowiedzialność wykroczeniową.
Doręczenie wypowiedzenia e-mailem a adres mailowy pracownika
Kwestia doręczenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy również rodzi pytania. Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2024 r. (sygn. II PSKP 86/22) wskazał, że oświadczenie przesłane drogą elektroniczną może zostać uznane za skutecznie doręczone, jeżeli pracownik na co dzień komunikuje się z pracodawcą mailowo, korzystając ze słuŻowego adresu oraz sprzętu zapewnionego przez pracodawcę.
W takim przypadku uznaje się, że pracownik miał realną możliwość zapoznania się z treścią wiadomości w godzinach pracy. Ciężar dowodu, że do zapoznania się z dokumentem nie doszło, spoczywa na pracowniku.
Odmienna sytuacja występuje, gdy wypowiedzenie zostało przesłane na prywatny adres mailowy pracownika, bez uprzednich ustaleń, że komunikacja w sprawach pracowniczych będzie odbywać się tą drogą. W takiej sytuacji brak jest obowiązku odbioru ani potwierdzania otrzymania wiadomości. Ryzyko nieskutecznego doręczenia spoczywa wówczas na pracodawcy.
Znaczenie praktyki komunikacyjnej w zakładzie pracy
Istotnym elementem oceny skuteczności doręczenia wypowiedzenia e-mailem jest ustalona praktyka komunikacyjna w zakładzie pracy. Jeżeli strony od dłuższego czasu korzystają z poczty elektronicznej jako podstawowego kanału wymiany informacji, sąd może uznać doręczenie wypowiedzenia tą drogą za skuteczne, pod warunkiem spełnienia wymogu podpisu kwalifikowanego.
Z tego względu pracodawcy powinni zadbać o jasne uregulowanie zasad komunikacji elektronicznej w regulaminach pracy lub wewnętrznych politykach HR, uwzględniając możliwość doręczania istotnych dokumentów drogą mailową. Należy jednak pamiętać, że sama zgoda na komunikację elektroniczną nie zastąpi wymogu formalnego podpisu elektronicznego przy czynnościach wymagających zachowania formy pisemnej.
Szkolenia z prawa pracy w Kadry Verte – praktyka, orzecznictwo, bezpieczeństwo kadrowe
Zmieniające się realia pracy zdalnej, rozwój cyfrowych form komunikacji i dynamiczne orzecznictwo sądów pracy wymagają od działów HR bieżącej aktualizacji wiedzy. Kadry Verte oferują specjalistyczne szkolenia z prawa pracy, które w praktyczny sposób omawiają m.in. zasady prawidłowego rozwiązywania umów o pracę – także z wykorzystaniem środków elektronicznych. Uczestnicy zdobywają wiedzę na temat formy i doręczania oświadczeń woli, kwalifikowanych podpisów elektronicznych, obowiązków pracodawcy oraz ryzyk prawnych związanych z błędami proceduralnymi. Szkolenia prowadzone są przez doświadczonych ekspertów i dostępne w formie online lub stacjonarnej – idealne zarówno dla specjalistów ds. kadr i płac, jak i dla pracodawców oraz menedżerów podejmujących decyzje personalne.
Wypowiedzenie umowy o pracę może zostać przesłane drogą mailową, jednak aby było skuteczne i zgodne z przepisami, musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przeciwnym razie, mimo faktycznego zakończenia stosunku pracy, pracodawca naraża się na roszczenia ze strony pracownika oraz odpowiedzialność wykroczeniową.
Ponadto skuteczność doręczenia oświadczenia zależy od przyjętej w zakładzie pracy formy komunikacji oraz tego, czy pracownik mógł się zapoznać z treścią wiadomości w czasie pracy. Warto zatem, aby pracodawcy odpowiednio dokumentowali zasady wymiany informacji i w razie potrzeby korzystali z formy papierowej lub bezpiecznych systemów elektronicznych, zapewniających zgodność z wymogami prawa.
Chcesz być na bieżąco z prawem pracy? A może chcesz podnieść swoje kwalifikacje i umiejętności? Skorzystaj z platformy edukacyjnej, na której znajdziesz szkolenia z prawa pracy w Kadry Verte!