środa, maj 29, 2024
środa, 16 listopad 2022 09:12

Automatyzacja procesów biznesowych - przydatne porady

podpis elektroniczny podpis elektroniczny unplash

Automatyzacja procesów biznesowych polega na wdrożeniu programów, które w sposób powtarzalny zastępują manualne wykonywanie czynności związanych na przykład z obiegiem dokumentów w firmie.

Zaletami tego rozwiązania jest zaoszczędzony czas, wygoda, oraz wykluczenie czynnika ludzkiego jako błędu. Automatyzacja służy środowisku firmy na wzgląd podniesienia jakości pracy.

Do czego służy podpis elektroniczny ?

Podpis elektroniczny jako narzędzie łączy dane w formie elektronicznej, za pomocą których można identyfikować osobę, która podpis złożyła. Dzięki niemu można podpisać umowę handlową, czy innego typu dokument, który wymaga własnoręcznego podpisu. Został stworzony, aby zautomatyzować proces obsługi dokumentów. Jest on bezpieczny ponieważ, każdy podpis elektroniczny przyporządkowany jest jednorazowo jednej osobie. Dzięki niemu przedsiębiorca wiele swoich spraw związanych z prowadzeniem firmy w takich jednostkach jak Urząd Skarbowy, czy ZUS może zrealizować przez Internet.

Umownik

Na wzór wykorzystywania podpisu elektronicznego jako narzędzia do zautomatyzowania firmy, powstały usługi firmy Umownik. Dzięki narzędziom, które firma proponuje przedsiębiorca może negocjować warunki umów, potwierdzać jej autentyczność, czy weryfikować dane odnośnie kontrahenta. Cała procedura odbywa się w sposób zdalny, za pomocą strony www, lub aplikacji mobilnej.

Kiedy należy mieć pewność, że podpis jest bezpieczny ?

W przypadku podpisów elektronicznych wyróżnić należy zwykły podpis elektroniczny, który służy do wymiany mailowej. Sposób jest powszechny, jednak nie generuje bezpieczeństwa danych. Aby spokojnie cieszyć się automatyzacją procesów biznesowych należy używać innej formy podpisu mianowicie, tej bezpiecznej. Aby mieć pewność, że taki właśnie jest nasz podpis należy do obsługi dokumentów używać zaufanego sprzętu. Jeśli jesteśmy zainteresowani najwyższym stopniem bezpieczeństwa należy zdobyć podpis w Krajowej Izbie Rozliczeniowej odpłatnie. Jest on wtedy zabezpieczony kartą kryptograficzną lub tokenem.

W jaki sposób bezpiecznie zawrzeć umowę przez Internet?

Zdalne podpisywanie umów zyskało na wartości w związku ze zwiększeniem możliwości pracy z domu. Istota biur do pracy kurczy się, a w związku z tym poziom podpisywania umów w sposób bezpieczny rodzi się w sieci. Najlepszą formą dla kontrahenta, jednej jak i drugiej strony jest skorzystanie z pośrednictwa. Firma Umownik przygotowuje dokumenty za pomocą specjalistów i zabezpiecza interesy stron poprzez weryfikacje ich tożsamości. Dokumenty stworzone w Umowniku opatrzone są kodem QR co gwarantuje ich najwyższy standard bezpieczeństwa. Dodatkowo firma posiada własne serwery magazynowe, na których gromadzi zapisane dokumenty, więc w ramach kłopotów z odzyskaniem po stronie przedsiębiorcy, zawsze jest możliwość skorzystania z pomocy firmy.