Przegląd techniczny kasy fiskalnej – jak często jest wymagany?
Zasady związane z koniecznością przeprowadzania kontroli technicznej kas rejestrujących wynikają bezpośrednio z ustawy o VAT (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535). Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, każdy podatnik ewidencjonujący sprzedaż na rzecz osób fizycznych przy użyciu kasy fiskalnej musi dokonywać przeglądu technicznego nie rzadziej niż raz na dwa lata. Okres ten liczony jest od daty poprzedniego przeglądu lub – jeśli chodzi o pierwszy przegląd – od dnia fiskalizacji danego urządzenia.
Gdy w kasie konieczna okaże się wymiana modułu fiskalnego lub pamięci, moment dokonania takiej operacji wyznacza początek nowego okresu dwuletniego. Po wymianie wymagane jest ponowne przeprowadzenie fiskalizacji, która przerywa bieg poprzedniego okresu serwisowego.
Nieterminowy przegląd kasy fiskalnej – kary w 2025 roku
Jeżeli przedsiębiorca nie przeprowadzi obowiązkowego przeglądu technicznego w ustawowym terminie, musi liczyć się z dotkliwymi sankcjami. Jedną z nich jest utrata prawa do ulgi przyznanej na zakup kasy fiskalnej. Ulga ta wynosi 90% kwoty wydanej na zakup urządzenia, jednak nie może przekroczyć 700 złotych. Prawo do ulgi zostaje cofnięte, jeśli podatnik nie wykona przeglądu w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania. Zwrotu otrzymanych środków należy dokonać do końca miesiąca lub kwartału, w którym doszło do uchybienia. Jest to obowiązek, którego nie da się uniknąć.
Dodatkowo za każdy przypadek braku wymaganego przeglądu naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika karę pieniężną w wysokości 300 zł. Nie jest to jednak kara jednorazowa. W przypadku dalszego unikania przeglądu organ podatkowy ma prawo nakładać kolejne sankcje aż do momentu usunięcia uchybienia. Przedsiębiorca ma 14 dni na uregulowanie każdej nałożonej grzywny, licząc od daty doręczenia decyzji. Niewykonanie obowiązku może prowadzić do dalszych konsekwencji, włącznie z kontrolą podatkową.
Warto pamiętać, że w przypadku kas fiskalnych online, które łączą się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), informacja o braku wykonanego przeglądu technicznego również jest wysyłana do tego systemu, a to oznacza szybkie nałożenie kary.
Co obejmuje obowiązkowy przegląd techniczny?
Każdy użytkownik kasy fiskalnej musi zgłosić urządzenie do przeglądu w odpowiednim podmiocie serwisującym. Może to być zarówno producent urządzenia działający w Polsce, importer danego modelu lub przedsiębiorca, który posiada stosowną umowę i spełnia wymagania stawiane podmiotowi prowadzącemu serwis główny. Serwis kas musi być realizowany przez podmiot posiadający uprawnienia oraz aktualną autoryzację. Zazwyczaj będzie to firma, w której kupujesz swoje urządzenie rejestrujące.
W trakcie przeglądu technicznego sprawdzanych jest szereg parametrów i elementów urządzenia. Serwisant weryfikuje stan plomb oraz ich zgodność z dokumentacją serwisową, ocenia obudowę kasy oraz czytelność wydruków. Kontrolowane są także wersje oprogramowania zainstalowanego w pamięci urządzenia oraz jego zgodność z zapisami zawartymi w książce serwisowej. Dodatkowo sprawdzane jest działanie wyświetlacza, zegara, a także kondycja akumulatorów lub baterii odpowiedzialnych za zasilanie wewnętrzne.
Po wykonaniu wszystkich czynności technicznych serwisant zobowiązany jest do dokonania odpowiednich wpisów w dokumentacji. W przypadku tradycyjnych kas rejestrujących odbywa się to poprzez zapis w książce serwisowej. Dla kas online wymagany jest zapis przeglądu w pamięci urządzenia. Do dokumentacji dołączane są także zalecenia pokontrolne, jeśli zostały wydane, oraz raport potwierdzający przeprowadzenie przeglądu. Brak tych wpisów oznacza, że procedura nie została formalnie zakończona, co może rodzić dalsze konsekwencje.
Zawieszenie działalności a przegląd kasy fiskalnej
W czasie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie ma obowiązku wykonywania przeglądu kasy fiskalnej, o ile w tym okresie nie prowadzi sprzedaży. Samo posiadanie urządzenia nie oznacza konieczności jego serwisowania, dopóki nie jest ono używane do ewidencjonowania obrotu. Oznacza to, że przepisy dopuszczają czasowe zawieszenie obowiązków serwisowych, ale tylko wtedy, gdy kasa pozostaje nieaktywna.
Po wznowieniu działalności konieczne jest jednak doprowadzenie kasy do pełnej sprawności przed rozpoczęciem sprzedaży. Przedsiębiorca ma obowiązek przeprowadzić przegląd techniczny kasy fiskalnej, zanim ponownie zacznie rejestrować obrót.