Donnerstag, 04 März 2021 13:01

Was ist ein virtueller Datenraum?

Besten deutschen Datenraum 2021 Besten deutschen Datenraum 2021 pixabay

Bei einem virtuellen Datenraum handelt es sich um eine passwortgeschützte, browserbasierte Cloud-Anwendung. Diese wird in der Regel von Unternehmen genutzt, um im Zuge von Firmenfusionen oder -übernahmen finanzielle, rechtliche, steuerliche und wirtschaftliche Verhältnisse zu prüfen.

Ein Datenraum ermöglicht es dabei, alle relevanten Dokumente möglichen Investoren zum Download oder zur bloßen Bildschirmansicht zur Verfügung zu stellen.

Was einen virtuellen Datenraum im Detail auszeichnet und wie es möglich ist, den Besten deutschen Datenraum 2021 zu finden, erklärt der folgende Beitrag.

So funktioniert ein virtueller Datenraum

Der Fachbegriff Datenraum bezeichnet generell die Einsicht in vertrauliche Informationen, um diese im Rahmen eines Kaufs oder einer Beteiligung zu überprüfen. Zu Beginn der 2000er-Jahre wurden derartige Unterlagen noch in physischen anstatt in digitalen Datenräumen zur Verfügung gestellt. Dabei erfolgte ein manuelles Protokoll darüber, von welchen Personen die Dokumente und Ordner im Datenraum eingesehen wurden.

Heutzutage wurden die physischen von den digitalen Datenräumen abgelöst. So werden vertrauliche Dokumente heute durch webbasierte Oberflächen zugänglich gemacht. Der Interessent gelangt nach dem Login in eine Ordnerstruktur, welche die notwendigen Dokumente zum Download oder zur Bildschirmansicht bereithält. Die Interessenten können sich durch die übersichtliche Ordnerstruktur problemlos zurechtfinden und sich durch die verschiedenen Daten navigieren.

Alle Dokumentenseiten sind mit Wasserzeichen versehen, welche die exakte Uhrzeit der Betrachtung und die Nutzerkennung aufweisen. Einige Datenräume bieten zudem die Möglichkeit der Einrichtung eines Fotografierschutzes.

Vielfältige Anwendungsmöglichkeiten

Die virtuellen Datenräume werden nicht nur im Bereich der M&A-Transaktionen genutzt. Angewendet werden sie darüber hinaus auch im Bereich Private Equity und Kreditsyndizierungen. Grundsätzlich bringt der Dienst somit in zahlreichen Industrien wesentliche Vorteile.

Besonders beliebt ist die Nutzung in den Sparten Rechtswesen, Immobilienmanagement, Corporate Finance, Energie, Gesundheitsweisen, Forschung und Entwicklung, Buchhaltung und Due Diligence.

Die Sicherheitsanforderungen

Ein virtueller Datenraum muss vor allem die Aufgabe erfüllen, eine sichere Aufbewahrung der Daten zu gewährleisten. In dem Datenraum müssen diese dann übersichtlich verwaltet und mit weiteren Teilnehmern im geschützten Modus geteilt werden können.

Viele Datenraumanbieter bieten den Nutzern zusätzliche Funktionen an, um stets eine möglichst hohe Sicherheit zu gewährleisten. Besonders die Anmelde-Authentifizierung hat sich in diesem Bereich bewährt.  Sie stellt sicher, dass die virtuellen Dokumente vor dem Zugriff unbefugter Personen geschützt sind und eine maximale Sicherheit gegeben ist. Darüber hinaus werden häufig IP- oder zeitlich beschränkte Zugänge sowie dynamische Wasserzeichnen genutzt, um die Sicherheit der Datenräume zu erhöhen.

Seriösen Datenraumanbieter finden

Da die Auswahl an verschiedenen Datenraumanbietern äußerst vielfältig ist, gestaltet sich die Suche nach einem passenden Dienstleister nicht leicht.

Bei der Auswahl sollte der Fokus jedoch vor allem auf die angebotenen Leistungen gelegt werden, um ein Angebot zu finden, welches alle individuellen Anforderungen erfüllt. Die folgenden Leistungen sollte der jeweilige Anbieter in jedem Fall erbringen:

  • Massenuploads
  • Verwaltung unterschiedlicher DD-Projekte mit einem Konto
  • Protokoll über die Nutzeraktivitäten
  • Webbasierte Verwaltung der Rechte
  • Professionelle Suchfunktion
  • Sichere Dokumentenverwaltung
  • Verarbeitung verschiedener Dateiformate

Für Unternehmen ist es im ersten Schritt wichtig zu definieren, wie und wofür der Datenraum in erster Linie genutzt werden soll. So kann schnell identifiziert werden, welche Funktionen der jeweilige Datenraum in jedem Fall bieten muss. Genauere Informationen sollten jedoch stets auch über das Unternehmen, welches den Datenraum zur Verfügung stellt, eingeholt werden.