Jak zarządzać danymi NAP po przeprowadzce firmy

To właśnie wtedy pojawiają się telefony od osób stojących pod zamkniętym lokalem, przesyłki wracające do nadawcy i opinie w rodzaju: „Firma nie istnieje pod wskazanym adresem”. Problem dotyczy danych NAP, czyli nazwy firmy, adresu i numeru telefonu: Name, Address, Phone. Najważniejsza zasada po przeprowadzce jest prosta: nie aktualizuj danych przypadkowo. Najpierw uporządkuj źródła formalne i własne kanały, następnie Profil Firmy w Google, a dopiero później zewnętrzne katalogi. Chaotyczna zmiana kilkunastu elementów jednocześnie utrudnia wykrycie błędów i może sprowokować dodatkową weryfikację profilu w Google.

Aktualizacja danych NAP po przeprowadzce — właściwa kolejność działań

Pierwszym krokiem nie powinno być edytowanie wizytówki w Google. Najpierw trzeba ustalić jeden poprawny zapis nowego adresu, który będzie stosowany we wszystkich kanałach.

Jeżeli oficjalny adres brzmi:

ul. Tadeusza Kościuszki 18, lok. 7, 50-038 Wrocław

nie należy w jednym serwisie wpisywać „Kościuszki 18/7”, w drugim „ul. Kościuszki 18 lokal 7”, a w kolejnym „Kościuszki 18, piętro II”. Ludzie zrozumieją wszystkie warianty, ale automatyczne systemy mogą potraktować je jako różne lokalizacje.

Przed rozpoczęciem aktualizacji przygotuj dokument roboczy zawierający:

• pełną nazwę przedsiębiorstwa lub markę używaną publicznie,

• nowy adres wraz z numerem lokalu,

• kod pocztowy i miejscowość,

• główny numer telefonu,

• adres strony internetowej,

• datę rozpoczęcia obsługi klientów w nowym miejscu,

• stare dane przeznaczone do usunięcia,

• listę osób mających dostęp do Profilu Firmy w Google, strony i katalogów.

Najwyższy priorytet mają rejestry publiczne. Jednoosobowy przedsiębiorca powinien zgłosić zmianę adresu wymagającą aktualizacji wpisu w CEIDG w ciągu 7 dni od jej wystąpienia. Zakres zgłoszenia zależy od tego, czy zmienia się adres do doręczeń, stałe miejsce wykonywania działalności, dodatkowe miejsce działalności czy kilka z tych danych jednocześnie.

Spółki wpisane do KRS składają wniosek o zmianę danych przez Portal Rejestrów Sądowych. Trzeba przy tym rozróżnić dwie sytuacje:

• zmiana adresu w tej samej miejscowości, na przykład z ul. Długiej 12 na ul. Grunwaldzką 40 w Poznaniu,

• zmiana siedziby, czyli przeniesienie spółki do innej miejscowości.

Pierwszy przypadek zwykle wymaga aktualizacji adresu w rejestrze. Drugi może wymagać także uchwały wspólników i zmiany umowy spółki, ponieważ siedzibą spółki jest miejscowość wskazana w umowie, a nie sam budynek czy ulica. Nie wolno traktować tych dwóch procedur jako tego samego działania.

Po rejestrach publicznych aktualizuje się kanały, nad którymi firma ma pełną kontrolę:

1. stronę internetową,

2. dane strukturalne i stopkę,

3. podstronę kontaktową,

4. regulamin sklepu lub świadczenia usług,

5. politykę prywatności, jeżeli zawiera adres administratora,

6. faktury, oferty, umowy i szablony wiadomości,

7. podpisy pracowników w poczcie elektronicznej,

8. formularze kontaktowe i potwierdzenia zamówień.

Na stronie internetowej stary adres często pozostaje w kilku miejscach naraz. Zmiana samej zakładki „Kontakt” nie wystarczy. Trzeba przeszukać cały serwis po nazwie ulicy, kodzie pocztowym i numerze budynku. Dotyczy to również wersji mobilnej, podstron przygotowanych dla poszczególnych miast, plików PDF oraz danych zapisanych w kodzie strony.

Jeżeli pod starym adresem działała osobna podstrona lokalna, nie usuwaj jej bez zastanowienia. Gdy strona zdobyła linki i pojawia się w wynikach wyszukiwania, lepszym rozwiązaniem jest:

• zmiana treści i adresu na aktualny, jeśli nadal opisuje tę samą placówkę,

• albo ustawienie przekierowania 301 do nowej podstrony lokalizacji.

Usunięcie starej podstrony bez przekierowania kończy się błędem 404 i utratą części wypracowanej widoczności.

Google Maps, strona internetowa i katalogi — gdzie najczęściej zostaje stary adres

Po uporządkowaniu danych formalnych i strony można zmienić adres w Profilu Firmy w Google. Nie należy tworzyć nowej wizytówki tylko dlatego, że firma przeniosła się kilka ulic dalej lub do innej dzielnicy. W przypadku kontynuacji tej samej działalności standardowym działaniem jest edycja istniejącego profilu. Założenie drugiego może doprowadzić do powstania duplikatu, podziału opinii i problemów z widocznością.

Adres zmienia się bezpośrednio w profilu:

Edytuj profil → Lokalizacja → Lokalizacja firmy → Edytuj.

Następnie trzeba sprawdzić położenie pinezki. Sam poprawny adres nie gwarantuje, że znacznik trafi na właściwe wejście. W kompleksach biurowych, galeriach handlowych i parkach przemysłowych Google potrafi ustawić pinezkę przy bramie technicznej albo po przeciwnej stronie budynku.

Google informuje, że zmiany mogą być widoczne po około 10 minutach, ale w niektórych przypadkach ich sprawdzanie trwa nawet 30 dni. Po zmianie adresu system może też zażądać ponownej weryfikacji firmy.

Metody weryfikacji są dobierane automatycznie. Firma nie może wymusić przesłania kodu SMS, rozmowy telefonicznej czy kartki pocztowej. Coraz częściej pojawia się weryfikacja nagraniem wideo. Google może oczekiwać pokazania:

• nazwy ulicy i numeru budynku,

• otoczenia lokalizacji,

• szyldu lub oznaczenia firmy,

• wejścia do lokalu,

• wyposażenia związanego z działalnością,

• dowodu, że osoba nagrywająca ma dostęp do pomieszczenia.

Samo nagranie tabliczki przy recepcji coworkingu może nie wystarczyć. Materiał powinien pokazywać ciągłość: dojście od ulicy lub otoczenia budynku do lokalu oraz elementy potwierdzające prowadzenie działalności. Po przesłaniu materiału weryfikacja może potrwać do 5 dni roboczych.

Najwięcej problemów występuje przy wirtualnych biurach. Adres korespondencyjny nie staje się automatycznie lokalizacją kwalifikującą się do wyświetlania w Mapach Google. Google wymaga rzeczywistej lokalizacji firmy. Profilu nie powinno się budować na adresie, pod którym firma nie przyjmuje klientów, nie ma własnego oznaczenia i nie prowadzi działalności w deklarowanych godzinach.

Jeżeli przedsiębiorca dojeżdża do klientów — na przykład hydraulik, elektryk, mobilny mechanik lub firma sprzątająca — powinien rozważyć profil firmy obsługującej określony obszar. W takiej konfiguracji adres może zostać ukryty, a profil wskazuje miasta lub region obsługi. Dodawanie publicznego adresu tylko po to, aby pojawiać się wyżej w wynikach lokalnych, jest ryzykowne i może skończyć się zawieszeniem profilu.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy firma zachowuje stary punkt i otwiera drugi oddział. Wówczas nie zmienia się adresu pierwszego profilu. Dla nowej, faktycznie działającej placówki tworzy się osobny profil. Każda lokalizacja powinna mieć:

• stałe godziny obsługi,

• rzeczywisty dostęp dla klientów,

• personel obecny na miejscu,

• prawidłowy adres,

• numer telefonu prowadzący do firmy lub konkretnego oddziału.

Google nie pozwala tworzyć kilku profili tej samej firmy dla jednego fizycznego miejsca.

Po Mapach Google przychodzi kolej na źródła zewnętrzne. Najczęściej stary adres pozostaje w:

• Apple Maps,

• Bing Places,

• Facebooku i Instagramie,

• LinkedIn,

• Panorama Firm,

• pkt.pl,

• katalogach izb gospodarczych i stowarzyszeń branżowych,

• serwisach rezerwacyjnych, takich jak Booksy czy ZnanyLekarz,

• marketplace’ach, takich jak Allegro,

• systemach dostaw i mapach operatorów logistycznych,

• starszych artykułach sponsorowanych i komunikatach prasowych.

Nie wszystkie katalogi są równie ważne. Najpierw popraw źródła, które pojawiają się w pierwszych dwóch stronach wyników po wpisaniu nazwy firmy. Później przejdź do serwisów branżowych, a na końcu do małych katalogów bez ruchu i bez widoczności. Ręczne poprawianie kilkudziesięciu bezwartościowych wpisów nie powinno blokować aktualizacji Google, strony czy Facebooka.

Najbardziej irytujący problem: część katalogów pozwala dodać firmę w minutę, ale zmianę adresu przyjmuje dopiero po kontakcie z obsługą. Czasem trzeba wysłać wiadomość z firmowej domeny, podać NIP albo przedstawić dokument potwierdzający nowy adres. Zdarza się też, że katalog zamiast edytować istniejący rekord tworzy drugi. Dlatego po każdej zmianie trzeba ponownie wyszukać nazwę firmy i sprawdzić, czy stary wpis rzeczywiście zniknął.

Kontrola spójności NAP i odbudowa widoczności lokalnej

Po aktualizacji danych zaczyna się etap, którego firmy najczęściej nie wykonują: kontrola efektów. Samo kliknięcie „Zapisz” nie oznacza, że zmiana została opublikowana, prawidłowo zindeksowana i przejęta przez wszystkie systemy.

Pierwszą kontrolę należy przeprowadzić po 24–48 godzinach, kolejną po tygodniu, a następne po 14 i 30 dniach. W przypadku profilu oczekującego na weryfikację kontrola powinna trwać do momentu przywrócenia pełnej widoczności.

Wyszukuj kolejno:

• pełną nazwę firmy,

• nazwę firmy wraz z dawną ulicą,

• numer telefonu zapisany ze spacjami i bez spacji,

• stary adres w cudzysłowie,

• nowy adres wraz z nazwą marki,

• sam numer NIP, jeśli występuje w publicznych katalogach.

Dobre zapytanie kontrolne wygląda na przykład tak:

„Studio Mebli Forma” „Długa 18”

Jeżeli wynik nadal prowadzi do aktywnego profilu ze starym adresem, trzeba go poprawić albo zgłosić usunięcie. Jeżeli jest to archiwalny artykuł informujący o wcześniejszej siedzibie, usuwanie go nie zawsze ma sens. W takim przypadku lepiej zadbać, aby aktualne źródła były liczniejsze, bardziej widoczne i jednoznacznie datowane.

Po przeprowadzce może nastąpić spadek widoczności lokalnej. To nie musi oznaczać kary. Wyniki w Mapach zależą między innymi od trafności profilu, jego rozpoznawalności oraz odległości pomiędzy lokalizacją firmy a osobą wyszukującą. Firma przeniesiona z centrum Krakowa do Skawiny nie zachowa automatycznie tej samej ekspozycji na zapytania wykonywane w centrum Krakowa.

Nie da się zagwarantować utrzymania identycznych pozycji po zmianie lokalizacji. Można jednak ograniczyć skalę spadku:

• pozostawiając ten sam profil zamiast tworzyć nowy,

• zachowując opinie i historię wizytówki,

• aktualizując adres jednocześnie na stronie i w głównych katalogach,

• dodając aktualne zdjęcia wejścia, szyldu i wnętrza,

• poprawiając opis dojazdu,

• aktualizując lokalne dane strukturalne na stronie,

• pozyskując linki i wzmianki związane z nową lokalizacją.

Zdjęcia są szczególnie ważne w biurowcach i obiektach z kilkoma wejściami. Dobry zestaw po przeprowadzce powinien pokazywać elewację, wejście od ulicy, szyld, recepcję, drzwi lokalu i charakterystyczny punkt znajdujący się obok. Klient ma rozpoznać miejsce bez dzwonienia z parkingu.

Przez pierwsze cztery tygodnie warto również kontrolować połączenia telefoniczne i wiadomości. Powtarzające się pytanie „Czy nadal jesteście przy starej ulicy?” oznacza, że któreś źródło wciąż publikuje nieaktualne dane.

W przypadku większych firm dobrym rozwiązaniem jest arkusz kontroli NAP z kolumnami:

• nazwa serwisu,

• adres profilu,

• stare dane,

• nowe dane,

• data zgłoszenia zmiany,

• status,

• osoba odpowiedzialna,

• data ponownej kontroli,

• dane dostępowe lub właściciel konta.

Bez takiego rejestru po kilku miesiącach nikt nie pamięta, czy wpis w katalogu został poprawiony, czy tylko wysłano formularz do obsługi.

Nie trzeba natomiast poprawiać każdego starego dokumentu dostępnego w internecie. Archiwalne sprawozdanie, komunikat z wydarzenia albo artykuł sprzed pięciu lat może prawidłowo wskazywać ówczesny adres firmy. Priorytetem są materiały, które udają aktualne: wizytówki, strony kontaktowe, katalogi, mapy, regulaminy i profile sprzedażowe.

Więcej informacji na ten temat: https://cmspace.pl

FAQ — dane NAP po zmianie adresu firmy

Czy po przeprowadzce trzeba utworzyć nowy Profil Firmy w Google?
Nie, jeżeli ta sama firma przenosi działalność do nowej lokalizacji. Należy edytować istniejący profil. Nowy profil tworzy się dla dodatkowego, faktycznie działającego oddziału.

Czy zmiana adresu w Google usuwa dotychczasowe opinie?
Sama prawidłowo przeprowadzona zmiana adresu istniejącego profilu nie powinna usuwać opinii. Ryzyko ich rozdzielenia pojawia się przy utworzeniu drugiej wizytówki albo oznaczeniu starej firmy jako zamkniętej.

Jak szybko nowy adres pojawi się w Mapach Google?
Prosta zmiana może zostać opublikowana w ciągu około 10 minut, ale sprawdzanie danych może potrwać do 30 dni. Jeżeli Google zażąda weryfikacji, trzeba doliczyć czas potrzebny na jej wykonanie i zatwierdzenie.

Czy można wyświetlać w Google adres wirtualnego biura?
Nie powinno się tego robić, gdy pod adresem nie działa rzeczywista placówka obsługująca klientów. Sama możliwość odbierania korespondencji lub okazjonalnego wynajęcia sali nie spełnia automatycznie wymagań dla lokalizacji w Mapach.

Czy wszystkie zapisy adresu muszą wyglądać identycznie?
Najlepiej stosować jeden standard, szczególnie w nazwie ulicy, numerze budynku, numerze lokalu i kodzie pocztowym. Drobne różnice typu „lok. 7” i „/7” zwykle nie są katastrofą, ale utrudniają kontrolę i mogą sprzyjać powstawaniu duplikatów.

Jak długo kontrolować stary adres po przeprowadzce?
Minimum 30 dni, a przy firmie o dużej liczbie wpisów i oddziałów — przez 60–90 dni. Najważniejsze kontrole wykonuje się po 48 godzinach, 7 dniach, 14 dniach i miesiącu.

Co zrobić najpierw?
Ustal jeden poprawny zapis danych NAP, zgłoś zmianę w CEIDG albo KRS, popraw stronę internetową, a następnie edytuj istniejący Profil Firmy w Google. Najpoważniejszym błędem jest tworzenie nowej wizytówki bez sprawdzenia, czy można zachować dotychczasowy profil, opinie i historię lokalizacji.

Sprawdź również: https://toniemarketing.pl