Którzy przedsiębiorcy muszą wystawiać faktury ustrukturyzowane?
Obowiązek korzystania z platformy centralnej dotyczy przede wszystkim podatników wykonujących czynności wymagające dokumentowania fakturą według polskiej ustawy o podatku od towarów i usług. System nie różnicuje podmiotów ze względu na skalę obrotów, lecz opiera się na statusie prawnym i charakterze zawieranych transakcji.
KSeF kogo dotyczy? Analizując to, należy wskazać trzy główne grupy:
-
Czynni podatnicy podatku od towarów i usług: Stanowią oni trzon systemu. Od 2026 roku każda transakcja między firmami musi być udokumentowana fakturą w formacie XML, przesłaną przez rządową bramkę teleinformatyczną.
-
Podatnicy zwolnieni z podatku od towarów i usług: Jest to kwestia często budząca wątpliwości, jednak przepisy są jednoznaczne – przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego (ze względu na limit obrotów) lub przedmiotowego również zostają włączeni do systemu.
-
Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS: Dotyczy to podmiotów prowadzących specyficzny handel transgraniczny, o ile miejsce świadczenia lub sprzedaży znajduje się na terytorium kraju.
Czy zagraniczne podmioty również podlegają pod nowe przepisy?
Kluczowym kryterium determinującym obowiązek jest posiadanie siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W praktyce oznacza to, że:
-
Jeśli firma posiada siedzibę w Polsce – obligatoryjnie korzysta z systemu.
-
Jeśli firma jest jedynie zarejestrowana dla celów podatku w Polsce, ale nie posiada tutaj stałej infrastruktury technicznej ani personalnej – obecnie nie ma obowiązku wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych, choć może to robić w sposób dobrowolny.
Międzynarodowe korporacje posiadające polskie oddziały musiały przeprowadzić gruntowną przebudowę systemów informatycznych, aby dostosować je do lokalnych wymogów cyfrowej autoryzacji dokumentów kosztowych.
Kogo system nie obejmuje? Wyłączenia i wyjątki
Mimo powszechności nowych regulacji, ustawodawca przewidział obszary, które pozostają poza kontrolą cyfrową w tym konkretnym formacie:
-
Transakcje na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej: Faktury dla konsumentów prywatnych nadal mogą być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej (na przykład jako pliki graficzne) poza platformą centralną.
-
Bilety pełniące funkcję faktury: Dotyczy to w szczególności opłat za przejazd autostradami oraz biletów w transporcie kolejowym czy lotniczym, o ile spełniają one wymogi odrębnych przepisów.
-
Faktury dokumentujące sprzedaż w procedurach szczególnych: Chodzi o transakcje, w których dokumentowanie odbywa się na zasadach specyficznych dla handlu z konsumentami w innych krajach wspólnoty.
Znaczenie integracji systemów księgowych
Dla podmiotów objętych obowiązkiem, kluczowym wyzwaniem pozostaje wybór odpowiedniego oprogramowania. Rozwiązania takie jak SaldeoSMART pozwalają na płynną komunikację z systemem rządowym, automatyzując proces wysyłki i odbioru dokumentów. Dzięki temu przedsiębiorstwo unika ryzyka ręcznych błędów przy przepisywaniu danych do formatu XML oraz zapewnia sobie bezpieczną archiwizację dokumentacji finansowej przez wymagany ustawowo okres dziesięciu lat.
Przygotowanie to oszczędność i bezpieczeństwo
Krajowy System e-Faktur w 2026 roku to narzędzie bezwzględne pod względem formatowania danych, ale dające ogromne możliwości w zakresie analityki finansowej i uszczelniania systemu podatkowego. Niezależnie od tego, czy zarządzają Państwo jednoosobową działalnością, czy dużą spółką kapitałową, weryfikacja statusu kontrahentów i dostosowanie narzędzi informatycznych to priorytety na nadchodzące miesiące.
